Newsletter vom 21.12.2005

NEWSLETTER / 21.12.2005

Sehr geehrte Damen und Herren

Kommentar überflüssig! So gibt man jeweils seiner Meinung Ausdruck, dass schon alles zu einem Thema gesagt ist oder dass es einem leid ist, sich zu äussern. Kommentar nicht überflüssig! Das sagen wir von softline intra AG und stiften unserem Newsletter ab der heutigen Ausgabe eine Kommentarspalte, die von unserem Mitarbeiter Michael Thoma gefüllt wird, heute zum Thema PDF.
Ich wünsche Ihnen erholsame Tage, besinnliche Stunden und viel Licht – und da denke ich nicht in erster Linie an Scheinwerfer.

Kurt Bleisch

PDFs oder was «für» bedeutet

Die Finance and Controlling Abteilung einer Privatbank benutzte für das interne Reporting eine von softline intra AG vor Jahren speziell entwickelte Lösung. Um das Programm den veränderten Anforderungen anzupassen, erhielt softline intra AG den Auftrag, dieses auszubauen.

Ausgangslage
Das ursprüngliche Programm generierte etwas mehr als zehn Berichte. Parameter wie Periode, Kundenberater, Team, Abteilung, Bereich sowie Report-Typ definierten den zu erstellenden Report. Einige Reports wurden ins Excel exportiert und andere nur auf Papier gedruckt. Als Grundlage für die Applikation dienten:
– eine Datenbank, die von softline intra AG entworfen wurde
– eine Visual Basic Applikation
– Crystal Reports 7 als Reporting Tool

Zusätzlich stand den Kundenberatern eine Intranet-Version des Berichts «Kundenerlöse» zur Verfügung. Diese mussten sich mit Login und Passwort anmelden. Nach Eingabe der gewünschten Periode und spezifischen Kundennummern wurden sie auf ihren Bericht – eine dynamisch generierte html-Seite – weitergeleitet.

Wunsch des Kunden
Die Kundenberater sollten neu ihre Berichte ab Intranet speichern, drucken und zwischen mehreren Berichts-Typen wählen können. Auch eine Unterscheidung der Filtermöglichkeiten nach Funktionsgrad wurde aktuell. Natürlich sollte die Umsetzung möglichst wenig kosten.

Idee
Die bestehenden Berichte werden als Grundlage für die Generierung dynamischer PDF-Dateien verwendet. Dafür nötig war:
– Von Crystal Reports 7 auf CR 9 upgraden, denn erst ab CR 8.5 ist ein Export von Berichten in PDF vorgesehen
– Steuerung für die Generierung des gewünschten Berichts
– Eine flexible Benutzer-Schnittstelle, die je nach Benutzer entsprechende Funktionalitäten anbietet

Umsetzung
Nach der Analyse-Phase, die mögliche Lösungsvorschläge aufzeigte und auf deren Realisierung prüfte, folgte die Umsetzung. Die Funktionalität, aus einem Crystal Report ein PDF zu generieren, wurde als erste programmiert und bestand erste Tests in der softline intra AG erfolgreich.
Nachdem die Infrastruktur erstellt war, mussten die Dateien für die Funktionalität und die Berichte auf dem Server des Kunden installiert werden. Dies und vor allem auch die folgenden Tests erforderten eine sehr enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Kunden.

Nach wenigen Monaten standen den Benutzern je nach entsprechender Berechtigungsstufe Folgendes zur Verfügung:
– Auswählen zwischen verschiedenen Berichts-Typen
– Angeben von diversen Filter- und Sortierungs-Kriterien
– Der Auftraggeber kann selber einstellen, wer welche Daten sehen darf
– Der Auftraggeber kann jederzeit einen beliebigen Bericht eines beliebigen Kundenberaters erstellen
– Für bestimmte Mitarbeiter, die gewisse Kundenarten betreuen/verwalten, werden entsprechende Schnittstellen/Berichte mit minimalem Aufwand erstellt
– Alle Aktivitäten werden geloggt: Wer hat welchen Bericht wann gesehen.

Für die Kundenberater entstand so eine Lösung, mit der sie monatlich alle wichtigen Erlöszahlen mit hohem Detaillierungsgrad abfragen können. Die angebotenen Berichte sind zudem feiner parametrierbar als die alten, was fast keine Wünsche mehr offen lässt.

Fazit
Die neuen Möglichkeiten sind beliebt und werden rege genutzt. In einem guten halben Jahr sind bereits ein gutes Duzend Berichts-Typen in verschiedenen Varianten ins Intranet gestellt worden.

Schöne Weihnachten!

Ich seh vor lauter Licht die Sterne nicht!

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Wie hiess es kürzlich in einer Zeitungsmeldung: Sogenanntes «Abfalllicht» (Licht, das beim vertikalen Beleuchten eines Gegenstandes am Ziel vorbei gegen den Himmel schiesst) ist unter anderem dafür verantwortlich, dass es in der Schweiz keinen wirklich dunklen Quadratmeter mehr gibt. Eigentlich schade, so wird uns der Blick auf die Sterne mehr und mehr verdeckt. Sternenzelte, die uns in früheren Zeiten mit ihrem Licht den Weg zeigten, werden heute von unvergleichbar unromantisch-urbanem Streulicht ausgeblendet. Und da wären ja auch noch die ziellos in den Himmel ragenden Skybeamer: Ich glaube, auch Saint-Exupéry’s «kleiner Prinz» hätte nur ein müdes Lächeln für den Versuch der Menschheit, die Sterne beleuchten zu wollen.

Viel eher wäre es nötig, das in dieser Jahreszeit so beliebte und benötigte Licht auf unsere Welt zu richten – und zwar nicht mit kilowattschweren Lichtkanonen, sondern mit dem Licht, das jeder von uns durch persönliches Handeln im Umgang mit Menschen in die Welt bringen kann. Von diesem Licht wünsche ich mir jeden Quadratmeter dieser Erde hell erleuchtet. Nutzen wir doch die bevorstehenden Weihnachtstage, um unseren Mitmenschen Licht ins Leben zu tragen, dafür braucht’s oft nicht mehr als ein Lächeln und ein freundliches Wort – und ihnen und mir tut’s gut.

Mit dem beiliegenden Bild möchten wir Ihnen das Licht der Sterne etwas näher bringen und hoffen, dass die Weihnachtszeit für Sie voller heller Sternstunden sein wird. Und falls Ihre Wünsche fürs kommende Jahr nicht in Erfüllung gehen, wären ja da noch die Sternschnuppen auf dieser Karte.

User-Tipp 1: Start-Ordner in Outlook 2000

Sie können bestimmen, welcher Ordner – Outlook Heute, Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Journal oder Notizen – nach dem Aufstarten von Outlook angezeigt werden soll. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschliessend auf die Registerkarte Weitere und dann auf Erweiterte Optionen. Wählen Sie im Feld Ordner bei Programmstart den gewünschten Ordner.

User-Tipp 2: Falsche Seitenzahlen in Word

Sie haben ein neunseitiges Worddokument erstellt und die Seiten in der Form Seite 1/9 nummeriert. In der Bildschirmanzeige sind denn die Seiten auch schön von 1/9, 2/9, … 9/9 durchnummeriert. Nur: Word druckt die Seitenzahlen falsch, nämlich 1/1, 2/2, 3/3, 4/4, etc. Grund: Word scheint bei komplexeren Dokumenten Mühe zu haben, die Seitennummerierung sauber auszugeben. Es gibt verschiedene Wege, dem Problem Herr zu werden. Versuchen Sie eine der vier folgenden Varianten.

1. Drehen Sie die Druckreihenfolge um. Wählen Sie das Menü Extras – Optionen und setzen Sie auf der Registerkarte Drucken bei Umgekehrte Druckreihenfolge ein Häkchen.

2. Deaktivieren Sie den Hintergrunddruck. Wählen Sie dazu das Menü Extras – Optionen und deaktivieren Sie auf der Registerkarte Drucken die Option Drucken im Hintergrund.

3. Setzen Sie vor dem Druck den Cursor ans Ende des Dokuments (Ctrl+End).

4. Drucken Sie über die Seitenansicht. Wählen Sie Datei – Seitenansicht und geben Sie hier den Druckbefehl.

Zweck dieses Newsletters, Copyright

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© softline intra AG, 8610 Uster, 2005

Kommentar

PDF, was ist das? Die Antwort erhält man beim Besuch einer Vorstellung des Musikcabarets Peperonis. Hinter den drei Buchstaben steckt: pin dotal fertig. Die Erklärung überzeugt mich doppelt. Einerseits wird ein solches Dokument üblicherweise am Ende der Schreibarbeit für den Emailversand erstellt. Und andererseits hat mich der Job energetisch so ausgemergelt, dass ich jetzt zuerst mal eine Kaffeepause einlegen muss – dagegen hat ja hoffentlich niemand etwas einzuwenden, es ist ja heute erst die zwölfte.

Wo Inhalte in Worddokumenten oder Emailprogrammen je nach Plattform beim Empfänger zwischen originalgetreu und total verwürgt ankommen, garantiert PDF das Originallayout. Unschön zum Beispiel, wenn der für den Literaturabend liebevoll abgetippte Goethe-Text bei den Mailempfängern so ankommt:
«Der Mensch ist ein beschränktes Wesen. Unsere Beschränkung zu überdenken, ist der Sonntag gewidmet. Sind es körperliche Leiden, die wir im Lebenstaumel der Woche vielleicht gering achten, so müssen wir am Anfang der neuen alsobald den Arzt aufsuchen.»

Grund genug, wichtige Dokumente auch im privaten Dokumentenverkehr als PDF zu versenden. In ausgewachsenen Betriebssystemen lassen sich diese direkt über das Druckfenster erstellen. Und dank Federgewicht lassen sich auch grössere Dokumente schmerzlos versenden.

So. Und nach so viel Arbeit muss ich Ihnen gestehen: Ich pdf.
Sie verstehen, was ich meine…

Michael Thoma